Gestione dei documenti cartacei, stampa, elaborazione dei dati in uscita: sei consapevole di quanto tutto questo costi alla tua azienda? I costi di stampa e le operazioni correlate rappresentano una delle voci di spesa più importanti e – allo stesso tempo – più sottovalutate in un’attività commerciale. L’importanza di questi aspetti gestionali, unita all’esigenza di condurre queste operazioni in modo efficiente, sicuro e trasparente, rende difficile avere un quadro chiaro e completo di quanto i servizi documentali pesino sul bilancio di un’azienda. La soluzione più innovativa in materia? Proviene dal marchio Toshiba, da anni leader nel settore delle tecnologie al servizio delle imprese. L’approccio elaborato si chiama MDS (Managed Document Services) e si tratta di un protocollo di gestione dei documenti che consente di modellare i servizi documentali su misura delle reali esigenze della tua azienda. Lo scopo principale è quello dell’ottimizzazione dei servizi, in modo da raggiungere l’efficienza e ridurre al massimo gli sprechi.
Uno dei principali problemi che le aziende non sanno di avere, è la scarsa conoscenza delle variabili che incidono sui costi di gestione dei servizi documentali e di stampa. Toshiba propone un approccio più analitico, facendo partire il suo intervento proprio dall’attenta valutazione di queste variabili. Questa prima fase prende appunto il nome di analisi
e costituisce le basi del metodo Toshiba. La ricerca prende in considerazione aspetti strutturali e logistici: attraverso un colloquio approfondito con il tuo team di lavoro, l’obiettivo sarà quello di acquisire quanti più dati possibili riguardo al funzionamento dei tuoi processi di stampa. Dall’operatività dei device di stampa alla valutazione della rete, ogni aspetto sarà preso in considerazione per valutare quali siano le effettive necessità della tua azienda e determinare con più efficacia le modalità e le misure di intervento. La parola chiave che guida questo approccio è ”ottimizzazione”.
Solo dopo aver acquisito una chiara e approfondita visione d’insieme, Toshiba darà il via al proprio intervento di implementazione. Secondo un piano d’azione su misura, elaborato passo per passo con l’utente, durante questa seconda fase potranno essere suggerite delle strategie pratiche in grado di migliorare i processi di gestione documentale e ridurre i costi di stampa. Verrà rivisto ogni passaggio del lungo processo di elaborazione dei documenti e verrà corretto secondo una nuova chiave più efficiente, economica e capace di dare una risposta ottimale alle necessità del tuo lavoro. Ricercare il risparmio, in questo caso, non significa rinunciare alla qualità, ma accrescerla. Nella fase di implementazione potranno essere effettuati degli investimenti in termini di hardware o di preparazione tecnica dei tuoi lavoratori. Non sempre, infatti, la cattiva gestione dei documenti dipende da tecnologie inadeguate, quanto piuttosto da una scarsa conoscenza delle loro potenzialità. Il metodo Toshiba saprà individuare i punti deboli dei processi adottati nella tua azienda e risolverli, intervenendo senza interrompere la normale routine lavorativa.
La terza e ultima fase, infine, prevede un costante affiancamento nella gestione dei tuoi servizi documentali. Lo scopo è quello di mantenere alti gli standard di efficienza, consentendo la flessibilità necessaria al variare dei tuoi flussi di lavoro. Con costi energetici e di stampa ridotti, la tua azienda beneficerà di un sistema di gestione dei documenti da subito più conveniente e affidabile: la gestione garantita da Toshiba sarà un punto fermo nell’organizzazione della tua azienda. Grazie a tecnologie controllate periodicamente e standard sempre al passo con i tempi, fin dai primi mesi potrai sperimentare con mano il risparmio di un sistema gestito al meglio delle sue potenzialità. Con un occhio di riguardo anche all’ambiente e all’impatto che la tua attività ha su di esso, infatti, l’approccio Toshiba sarà in grado di ridurre il dispendio di energia e fornirti un risultato ottimale in fatto di output documentale. Costruendo un sistema in linea con i tuoi obiettivi di produttività, trasparenza e sicurezza, infatti, avrai tutto l’appoggio che cerchi per la realizzazione di un flusso di documenti fluido e in linea con le tue esigenze. Il risultato? Potrai investire tutte le tue energie negli obiettivi principali del tuo lavoro, senza più preoccuparti degli aspetti tecnici ed economici legati alla stampa e all’amministrazione dei tuoi documenti aziendali.